Логист.ру/2015: как компания John Deere боролась с российским менталитетом

Портал CustomsForum.ru представляет очередные тезисы из докладов, озвученных в рамках форума «Логист.ру/2015». На этот раз речь пойдет о наработанном компанией John Deere опыте по взаимодействию с логистическими партнерами в цепи поставок.

Предаутсорсинговые волнения

Пару слов о самой компании - John Deere является мировым производителем сельскохозяйственной, лесозаготовительной и строительной техники. В России расположены два завода: в Домодедово и Оренбурге, где производятся трактора, комбайны и почвообрабатывающее оборудование.

«Эту технику мы предлагаем нашим дилерам и конечным потребителям – фермерам. Также поставляем продукцию со всех заводов, находящихся за пределами России, - рассказала менеджер по операционной логистике компании John Deere Владислава Лемишевская. – Примерно лет десять назад, когда бизнес был на пике, много работы, без конца приходилось идти к руководителю и просить – дайте ресурсы, нам необходимы люди, мы не справляемся! На что неизменно получала ответ: ресурсов не будет, отдавай дело на аутсорсинг. А не хотелось! Но в итоге пришлось изменить свое мнение и разобраться с рядом актуальных вопросов».

При мысли о необходимости отдать логистику на аутсорсинг у специалиста сразу возникли следующие вопросы:

• А согласятся ли партнеры делать дополнительную работу?

 По словам Лемишевской, на практике довольно часто происходит ситуация, при которой брокер говорит – моя задача исключительно брокерство, принесите мне документы, я с ними в таможню схожу и декларацию вам обратно отдам.

«А нам хотелось, чтобы брокеры намного раньше подключались к работе и были гораздо больше вовлечены в процесс», - отметила она.

• Смогут ли они также качественно вести дела, которыми до них занимались сотрудники компании-производителя? 
• Будет ли это стоить дополнительных денег? Если да, то сколько? И как оценить дополнительную работу? 
• Откуда представители аутсорсинговой компании будут брать необходимую для работы информацию?
• Нужно ли юридически оформлять новый функционал?

«Мы постарались найти ответы на все эти вопросы. На сегодняшний день нам удалось по нескольким направлениям работы очень глубоко интегрировать наших партнеров, - продолжила докладчица. - Теперь деятельность моего отдела практически не касается следующих тем: импорт из США и Европы, таможенное оформление, импортные авиапоставки, доставка от российских поставщиков и дистрибуция по России».

«Тренируйтесь на кошках»

Немало сил пришлось отдать представителям компании для наработки нормальных рабочих отношений с отечественными поставщиками. Определенные сложности возникли из-за российского менталитета в части четкого разграничения своих обязанностей и полномочий и не желания брать на себя дополнительный функционал. Одни сказали: «Моя задача – производить, соответственно, я работаю только с John Deere». Перевозчик-экспедитор: «Моя задача – только перевозить, соответственно, я тоже работаю только с John Deere».

«Нередко можно слышать такие речи, что партнер готов к расширению своего функционала, но не занимался этим и может лишь совместно разработать новый вариант взаимодействия. Да, это тоже подход, и мы так поступаем. Но хочется иногда сказать словами классика: «Тренируйтесь на кошках», - подчеркнул оратор.

Постепенно удалось выстроить процесс и четко расписать роли и задачи всех трех участников логистического процесса. Экспедитору давали прогноз поставок на неделю. Причем, указанных не в машинах, а в компонентах.

«Мы ставили задачу забрать у конкретного поставщика определенное количество деталей. Экспедитор после этого подключался к работе, отсылал запрос поставщику на подтверждение дат, объемов и в ответ получал заявку на транспорт, - пояснила Владислава Лемишевская. – Экспедитор аккумулировал все эти заявки и говорил нам, действительно ли верным оказался прогноз на неделю, все ли идет по плану. В противном случае подключались наши сотрудники и решали с поставщиком, как минимизировать отклонения от плана».

От контроля транзитного времени до внутризаводской логистики

На аутсорсинг были переданы контроль транзитного времени, система отслеживания и даже внутризаводская логистика. Из-за того, что морские перевозчики не могли выдерживать графики перевозок, приходилось постоянно контролировать, когда и куда пришел контейнер, где он сейчас находится и успевает ли вовремя прибыть на завод. Сейчас, после заключенной с морскими линиями договоренности, экспедиторы могут повлиять на процесс доставки груза.

Что же касается трекинга, то четко расписано, какой партнер какую информацию вносит в систему отслеживания груза. Для заводов разработали своеобразную концепцию «delivery commitment date» (в переводе с английского – «установленная дата поставок»). Это та дата, к которой оператор 3pl должен поставить материалы на завод, – не раньше и не позже.

«Раньше мы сами сообщали нашим экспедиторам о том, чтобы они к конкретной дате организовали поставку. Затем алгоритм отдали полностью на откуп партнерам, чтобы они сами считали, были в курсе производственного цикла, знали, какой материал и когда нужно поставить. Чтобы экспедиторы имели возможность правильно организовать поставку контейнерами или машинами, дабы успеть к нужной дате, - пояснила менеджер по операционной логистике компании John Deere. – Поставщиков научили общаться с экспедиторами, исключив себя из процесса коммуникации. Теперь экспедитор, он же брокер, проверяет правильность подготовленных документов на отгрузку товара. В случае выявленной ошибки немедленно сообщает поставщику и совместно исправляет ее. Машина уезжает без простоя и с правильными документами приезжает на таможню».

В итоге логистическую структуру в компании на нынешний день представляют всего пять специалистов. По два из них находятся на каждом заводе. Чтобы самим заниматься таможенными операциями, пришлось бы штат увеличить до пятнадцати человек. Плюс работа сезонная – в один период не хватило бы этих пятнадцати, в другое время они бы попросту бездельничали.

Выступающая на основе своего опыта работы сделала следующие выводы для тех, кто еще задумывает о передаче логистических функций на аутсорсинг:

• Нужно начинать с себя и быть готовым предоставить партнеру всю необходимую для нормальной работы информацию.
• Четко прописать весь алгоритм взаимодействия – что кто, когда и в какой момент делает. В противном случае при хаотичном процессе постоянно будут происходить ошибки.
• Важно правильно сформулировать собственные ожидания от результата – что ты хочешь получить на выходе. Описать эти предполагаемые итоги аутсорсинга и создать метрики для контроля логистических процессов.
• На случай ЧП разработать схему по оперативному решению проблемных моментов.