Кейс: как электронный документооборот позволяет экономить логистам и их клиентам

В 2019 году компания «Байкал-Сервис» запустила обмен электронными документами, который нам обеспечивает оператор электронного документооборота СКБ «Контур» и его система «Диадок». Мы остановили свой выбор на этом продукте, поскольку большинство наших клиентов — около 85% — работают именно с этим оператором. С момента внедрения прошел уже почти год, и можно подвести итоги.

За год мы отправили два миллиона электронных документов

Запуск электронного документооборота позволил компании «Байкал-Сервис» только за первые три месяца работы с системой сэкономить больше полумиллиона рублей. За год мы отправили два миллиона электронных документов, а количество клиентов, перешедших на ЭДО, превысило 45%.

Начиная практически с нуля, мы методично приглашали наших клиентов к сотрудничеству по ЭДО. Использовали все доступные каналы — рассылали приглашения, упоминали об этом в наших счетах, электронных письмах с копиями первичных документов, делали точечный прозвон. Безусловно, прицел был на крупных клиентов, которые генерят большой поток документов. Но по факту наибольшую востребованность ЭДО получил у другой целевой группой.

Совет начинающим

Как мы уже говорили, на старте проекта, основным критерием при выборе оператора для нас было то, сколько наших клиентов с ним работает.

Да, безусловно, тем, кто еще только в начале пути, надо смотреть и на материальную составляющую — стоимость тарифа, но ключевое — это количество ваших клиентов, которое охватывает оператор. Мы оказываем услуги, поэтому нам важно, чтобы клиенту было удобно с нами сотрудничать.

ЭДО за малым

Так вот на практике самой заинтересованной аудиторией в подключении к ЭДО стал средний и малый бизнес в регионах. Зачастую крупным производствам со сложной внутренней системой согласования не всегда удобно переключиться на электронный порядок принятия документов.

Тогда как малым, динамично развивающимся игрокам, важно время. Им чужда сложная и долгая бюрократия, бизнес торопится жить. Поэтому эти клиенты зачастую сами выступают инициаторами перехода на электронный документооборот.

Никто не хочет сидеть и ждать, когда придет конверт с первичными документами, а если и еще за ними куда-то ходить... Нет, всем приятнее и удобней получить их оперативно и сразу к себе на компьютер.

Сегодня актуальность ЭДО стала еще выше. Когда огромное количество наших партнеров перешли на самоизоляцию, мы продолжали работу и производили доставку грузов, а наши клиенты вовремя получали отчетные документы и могли оплачивать наши счета дистанционно и без бумаг. 

Исходящий документооборот по всем 113 филиалам компании у нас ведут всего три специалиста. С переходом на ЭДО наши сотрудники стали тратить меньше времени на оформление документов и подготовку к отправке. При этом клиенты получают оригиналы документов в тот же день, когда они были отправлены. Раньше доставка могла занимать одну-две недели.